Bonnes pratiques alumni

Bonnes pratiques pour utiliser l’annuaire des alumni

 

L'annuaire des alumni est un outil précieux pour entretenir les liens entre diplômés et favoriser les échanges professionnels ou conviviaux. Son bon usage repose sur le respect de chacun. Avant de contacter un diplômé, merci de prendre connaissance des règles ci-dessous.

 

 

Protection des données (RGPD)

 

Chaque alumni a le droit de choisir la visibilité de sa fiche dans l’annuaire, ainsi que les informations qu’il souhaite rendre accessibles. Ces préférences sont modifiables à tout moment dans l’espace personnel.

 

Il est strictement interdit de collecter ou de diffuser les coordonnées d’un diplômé sans son accord explicite.

Démarchage et usage commercial : interdits
 

L’annuaire n’est pas un outil de prospection commerciale ou de recrutement direct. Il est formellement interdit d’utiliser les coordonnées disponibles à des fins de :

  • Vente ou promotion de produits/services,
  • Prise de reference pour recrutement sans consentement préalable,
  • Collecte de données à des fins professionnelles.

Tout abus pourra entraîner une suspension d'accès à l’annuaire.

Ce qu’il est recommandé de faire
 
  • Vouvoyez systématiquement votre interlocuteur, sauf indication contraire.
  • Personnalisez vos messages : mentionnez votre nom, prénom, promotion, parcours…
  • Soyez précis dans votre demande : pourquoi le contactez-vous ? Que cherchez-vous ?
  • Montrez que vous avez lu son profil dans l'annuaire ou sur LinkedIn.
  • Remerciez toujours votre interlocuteur après l’échange et tenez-le informé si vous donnez suite.
  • Envoyez une relance polie si vous n’avez pas de réponse après quelques jours.
  • Utilisez en priorité les adresses e-mail personnelles plutôt que professionnelles, sauf mention contraire.
Ce qu’il ne faut pas faire
 
  • Ne contactez pas plusieurs alumni avec un même message standardisé.
  • N’appelez pas directement par téléphone au premier contact.
  • N’envoyez pas votre CV en pièce jointe sans avoir eu un échange préalable.
  • Ne demandez pas directement des offres de stage, d'alternance ou d’emploi.
  • Évitez les réponses hâtives : prenez le temps de formuler correctement vos messages.
Exemple de message à un alumni
 

Objet : Prise de contact – Prénom Nom, promo année

Bonjour Madame / Monsieur,

Je me permets de vous contacter en tant qu’ élève IMT-BS, actuellement en (année, majeure, situation actuelle).
J’ai lu avec intérêt votre parcours, notamment votre poste chez (Entreprise), qui m’intéresse dans le cadre de mon orientation professionnelle.
Je me demandais si vous accepteriez de répondre à quelques questions concernant votre expérience dans ce secteur / entreprise.
Merci par avance pour votre temps et votre aide.

Bien cordialement,
Signature avec prénom, nom, promotion, coordonnées

En résumé
 

Respect, clarté, courtoisie : trois principes clés pour entretenir un réseau alumni actif et bienveillant.